Afspraakgebrek

Jaren geleden werkte ik samen met een Regiomanager die tijdens sollicitatiegesprekken altijd een aantal standaardvragen had. Eén daarvan was “Bij mij is afspraak = afspraak, bij jou ook?”. “Ja”, was standaard het politiek correcte of diplomatieke antwoord van de kandidaat. De Regiomanager vinkte af dat de kandidaat aan de gewenst normen en waarden voldeed en de kandidaat was weer een stapje dichter bij indiensttreding gekomen. Persoonlijk ben ik niet zo’n fan van gesloten vragen en gewenste antwoorden tijdens een sollicitatiegesprek, maar ik zag er altijd de humor wel van in en heb dit tafereel dan ook vaak met een glimlach aanschouwd. Eén ding moet ik deze Regiomanager nageven, men wist vooraf direct dat ‘afspraak = afspraak’ een norm is waar waarde aan gehecht werd en in deze regio was er zelden een disciplineprobleem.

Steeds vaker denk ik terug aan zijn ‘afspraak = afspraak methode. Want de laatste jaren ervaar ik namelijk veelvuldig dat wij gemaakte afspraken voor lief nemen in Nederland. Zowel zakelijk als privé zie ik daarin steeds meer voorbeelden. Men zegt iets toe, wat vervolgens zonder enige vorm van communicatie niet wordt nagekomen. Vooral het niets meer van je laten horen en het eigenlijk gewoon vinden dat jij je niet aan de afspraak houdt is een zorgelijke trend aan het worden.

Uiteraard kunnen mensen een keer een afspraak vergeten, te laat zijn of het gewenste resultaat niet waarmaken. Dat geeft helemaal niets en hoort er nou eenmaal bij. Sterker nog, wat mij betreft maakt iedereen daarin genoeg fouten, om er vervolgens veel van te leren. Maar een simpele “Ik bel je morgen even”, gevolgd door wekenlange stilte, daar heb ik toch moeite mee. Vooral wanneer het een gewoonte lijkt te worden.

 

Privé

In 2015 is door dit fenomeen onder andere de vriendschap met één van mijn beste vrienden onder druk komen te staan. Keer op keer werden afspraken niet nagekomen, voorheen nam ik dan het heft in handen, waardoor het niet nakomen van de afspraak niet opviel. In 2015 besloot ik dit niet meer te doen. Dat was op de tong bijten voor mij, want het liefst zorgde ik ervoor dat we veel contact bleven houden. Gevolg was dat we elkaar eigenlijk niet spraken. Af en toe een WhatsApp berichtje, met de tekst “Ik bel je morgen even.” Op mijn verjaardag in april kwam hij langs en heb ik hem (met een knipoog) de beste wensen voor 2015 gegeven en tijdens de 2e ontmoeting in september heb ik hem verteld wat ik ervan vond. Hij schrok hiervan, maar gelukkig begreep hij het ook. Fijn, want nu kunnen we ons weer richten op de leuke vriendschap die we hebben.

 

Zakelijk

Het niet nakomen van afspraken hoort niet alleen bij deze vriendschap, het lijkt zakelijk ook echt een trend te zijn geworden. Ik zie het ik zelf in ieder geval veelvuldig gebeuren. Mensen die iets toezeggen, een verwachting hebben gecreëerd en deze volledig niet nakomen. Werkzoekenden kunnen hier bijvoorbeeld over meepraten. Als HR-specialist merk ik ook dat zowel medewerkers als leidinggevenden regelmatig hun beklag doen over het niet nakomen van hetgeen is afgesproken. Vaak nog eens over elkaar, hoe grappig is dat? Het geeft in ieder geval aan dat de meeste mensen het vervelend vinden wanneer afspraken niet worden nagekomen. Helaas ondervind ik het zelf ook met werkzaamheden vanuit OWL. Wat ik vooral zie, is dat wanneer een toezegging niet gehaald wordt, men geneigd is om vervolgens afstel te prefereren boven uitstel. Voor mij blijft het niet nakomen van een afspraak toch vreemd, maar het lijkt normaal geworden te zijn. Sterker nog, wanneer je iemand herinnert aan de gemaakte afspraak wordt dit als dusdanig vervelend ervaren dat men zomaar boos of geïrriteerd naar jou kan reageren. Gevalletje omgekeerde wereld dus.

 

De afspraak

Ik vraag me dus af waar dit nou vandaan komt. Zijn we met teveel zaken bezig, waardoor we niet meer overzichtelijk hebben wat we hebben afgesproken? Of zijn we zo van onze zelfstandigheid en vrijheid gaan houden dat een afspraak nakomen beklemmend voelt? Of maken we afspraken om er “nu” onderuit te komen en zo het probleem naar voren te schuiven? Of begrijpen we elkaar gewoonweg niet?

Communicatie is en blijft ook echt lastig. Wat dat betreft kunnen we een voorbeeld aan het dierenrijk nemen. Dieren begrijpen elkaar een stuk beter zonder al die woorden. Wellicht helpt het dat als we afspraken maken we dat met onze ogen doen? Of afspraken maken met een scheve mond of met aapbewegingen? Dan weten we in ieder geval dat we bezig zijn met een afspraak en spreken we geconcentreerder af.

Nee, zonder gekheid, volgens mij is de oplossing eigenlijk niet zo moeilijk. Het gaat erom dat je de verwachting van de ander kunt managen. Voor jou als boodschapper is “Ik bel je morgen” wellicht “Ik bel je niet vandaag”. Dat kan, geen probleem, maar zorg ervoor dat de ontvanger weet wat jij verwacht en dat jij weet wat de ander verwacht.

Is dat een goede afspraak?

 

Andere blogs van Matteo lees je hier.